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8 desafios da gestão de frotas e dicas para encará-los

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O gestor de frotas tem um papel muito importante: gerenciar e otimizar os processos que ocorrem nas operações de transporte. Por serem tantas responsabilidades, surgem diversos desafios e hoje vamos falar mais sobre eles.

Inclusive, dando algumas dicas sobre como lidar com cada situação.

Manutenção de veículos

Porque é um desafio:


Normalmente, a inspeção de veículos é demorada e a empresa precisa ter um responsável dedicado para a tarefa. Quando não é realizada de maneira adequada, ainda existe o risco de veículos inativos para conserto, o que também aumenta muito os custos da frota.

Importante para:

Principalmente para diminuir riscos e veículos parados na garagem. Ter veículos bem conservados garante viagens mais eficientes e aumenta a satisfação do cliente com entregas rápidas e sem surpresas no meio do caminho.

Como encarar:

Planeje o cronograma de manutenções, escolha veículos adequados para cada operação de transporte e opte por veículos novos e modernos. Além disso, tenha ferramentas para facilitar a inspeção dos veículos — como o checklist eletrônico.


Consumo de combustível

Porque é um desafio:


Nenhum mistério aqui, o diesel tem valores inconstantes. Sabia que apenas em 2021 ocorreram 12 variações, sendo 9 delas de aumento de preço? Porém, mesmo sem essas variações, o combustível já está entre os maiores gastos da frota.

O consumo de combustível também entra como um desafio na hora de fazer a gestão de quanto cada veículo gasta, se é por conta do veículo em si ou pela condução do motorista, e assim por diante.

Importante para:

Enquanto não houver estrutura e recurso da frota para investir em uma renovação de frota mais sustentável, utilizando ou veículos a gás, ou elétricos, o diesel permanece como sendo o mais utilizado.

Por isso, entender o consumo de combustível é crucial para saber como e quando economizar.

Como encarar:

A medida primária é usar ferramentas de gestão de combustível, que registrem o valor abastecido, data de abastecimento, qual foi o posto e motorista responsável, etc.

Depois, conscientizar motoristas, para terem uma direção defensiva e econômica. Outras medidas são controlar os gastos ao criar parcerias com postos de abastecimento e testar o marketplace de diesel.


Treinamento de motoristas

Porque é um desafio:


Dependendo do tamanho da frota e das características de cada motorista, pode ser difícil reunir treinamentos para todos ou fazer os condutores entenderem a importância de serem instruídos.

Ademais, como saber que tipo de treinamento fazer e como medir os resultados?

Importante para:

Além de toda a responsabilidade com a redução de custos da frota, os motoristas são os principais responsáveis pela segurança na estrada.

Como encarar:

Tenha conversas sinceras com cada motorista e incentive o aprendizado e boas práticas na condução.

Igualmente, tenha uma pessoa responsável pela gestão de motoristas e que conheça por inteiro a lei do motorista. Dessa forma, você consegue usar o controle de jornada e ferramentas que indiquem os comportamentos de cada motorista em estrada para saber quem abordar e quais os treinamentos necessários.

Até mesmo o uso da telemetria, tecnologia para rastreamento e monitoramento de veículos, pode entregar dados sobre comportamentos de frenagem e aceleração em estrada.


Gestão de multas

Porque é um desafio:


São diversas multas que a frota pode levar, desde o excesso de velocidade até as condições de preservação do veículo. Controlar todas as multas que chegam e quem foi o responsável por cada uma é, certamente, um grande desafio.

Importante para:

Você precisa saber o quanto está gastando com multas e entender quais as ações necessárias para reduzir esse custo. Seja realizando um novo treinamento para os motoristas ou gerando programas de recompensa internos.

Como encarar:

Conhecer as multas que a frota pode levar, assim como os valores de cada uma, será um bom começo. Em seguida, treinar os motoristas transmitindo esse conhecimento e incentivando boas práticas na direção.

Para ter um controle sobre quais são as multas, valores e responsáveis, a tecnologia é uma aliada — como em todos os casos.


Planejamento de rotas

Porque é um desafio:


A roteirização de entregas leva vários fatores em consideração. Afinal, uma entrega rápida e sem complicações não se trata apenas de encontrar o menor percurso possível. Você precisa saber qual é o menor caminho pelo melhor preço, considerando ainda tráfego e tipo de estrada.

Ainda mais, precisa planejar quantas entregas serão feitas no percurso, quais produtos serão entregues, quais serão os horários, etc.

Importante para:

Mais do que economizar combustível, você quer evitar acidentes e aumentar a segurança do transporte ao mesmo tempo em que oferece uma entrega mais rápida.

Como encarar:

O único meio de planejar as rotas com eficiência é usando ferramentas inteligentes para roteirização. Prever e acompanhar todas as mudanças e obras em estradas é complicado, ainda mais em uma empresa que realiza diversas operações simultâneas.

Portanto, você pode confiar na tecnologia e na inteligência artificial para cuidar deste trabalho. Claro, sempre revisando e aprovando os planos antes de os caminhões saírem para viagem.


Controle de gastos

Porque é um desafio:


Saber tudo que entra e sai de caixa, entender o planejamento de gastos, orçar novos compras, prever orçamentos para o próximo ano, entre outros. Tudo isso entra num controle de gastos da transportadora.

Contudo, há outro desafio inserido aqui também: a redução de custos.

Encontrar lugares onde você pode gastar menos ou direcionar recursos para outro setor é extremamente difícil. Ainda mais quando falamos em pneus e combustível, os dois principais custos de uma operação de transportes.

Importante para:

Um bom controle de custos pode gerar até 25% de economia na sua gestão de frotas. Precisa dizer mais?

Como encarar:

Para ter o controle, você precisa ter o controle. Parece engraçado falar assim, mas é isso que a sua frota precisa: registrar todos os gastos!

Esta é a única maneira de entender quanto cada setor gasta, quais os maiores gastos da frota, se há gastos recorrentes em algum setor, e assim por diante.

Como todos os outros desafios, já há tecnologias e ferramentas voltadas para esse propósito que otimizam o seu tempo e aumentam a produtividade da sua gestão de frotas.


Acompanhar resultados da frota

Porque é um desafio:


Todo gestor deve saber quais os melhores indicadores de desempenho para acompanhar em sua frota, assim como deve conhecer como coletar os dados para poder analisá-los. Nem sempre esse é o caso.

Importante para:

Sem dúvidas, os dados são essenciais hoje. Eles dizem tudo que precisamos saber e indicam quais as ações mais apropriadas para otimizar nossa gestão.

Como encarar:

Adquirir ou criar um BI para a operação de transporte. Você pode utilizar diversos sistemas e reunir todos os dados coletados nestes em uma única business intelligence. Esse sistema operacional tem justamente essa função e é um auxílio e tanto para identificar falhas e vantagens na sua empresa.


Garantir produtividade das operações

Porque é um desafio:


É um desafio aumentar a produtividade das operações, pois muitos nem sabem por onde começar a medi-la. Pense agora e tente responder: o que é produtividade em uma operação de transportes?

Em parte, ela está atrelada à maior produção possível no menor tempo possível. Porém, existe um fator muito importante para garantir, de fato, a produtividade: a qualidade!

A sua frota não está efetivamente sendo produtiva, se realiza 50 inspeções veiculares em uma hora e tem veículos danificados todas as semanas. Vale mais ter menos inspeções neste período, mas que os veículos sejam olhados com cuidado.

Importante para:

Com isso em mente, a melhora nos tempos de manutenção e inspeção de pneus, assim como o de entregas, podem ser melhorados com a medição e otimização de produtividade.

Como encarar:

Use ferramentas para aumentar e indicar a produtividade da equipe. Por exemplo, o checklist eletrônico diminui o tempo de inspeção dos veículos pela metade e ainda gera relatórios mostrando o tempo de cada inspeção.

Confira 6 tecnologias para incluir na sua gestão de frotas que são meios de combater todos esses desafios — o download é gratuito.

Fonte: Prolog