O gestor de frotas tem um papel muito importante: gerenciar e otimizar os processos que ocorrem nas operações de transporte. Por serem tantas responsabilidades, surgem diversos desafios e hoje vamos falar mais sobre eles.
Inclusive, dando algumas dicas sobre como lidar com cada situação.
Manutenção de veículos
Porque é um desafio:
Normalmente, a inspeção de veículos é demorada e a empresa precisa ter um responsável dedicado para a tarefa. Quando não é realizada de maneira adequada, ainda existe o risco de veículos inativos para conserto, o que também aumenta muito os custos da frota.
Importante para:
Principalmente para diminuir riscos e veículos parados na garagem. Ter veículos bem conservados garante viagens mais eficientes e aumenta a satisfação do cliente com entregas rápidas e sem surpresas no meio do caminho.
Como encarar:
Planeje o cronograma de manutenções, escolha veículos adequados para cada operação de transporte e opte por veículos novos e modernos. Além disso, tenha ferramentas para facilitar a inspeção dos veículos — como o checklist eletrônico.
Consumo de combustível
Porque é um desafio:
Nenhum mistério aqui, o diesel tem valores inconstantes. Sabia que apenas em 2021 ocorreram 12 variações, sendo 9 delas de aumento de preço? Porém, mesmo sem essas variações, o combustível já está entre os maiores gastos da frota.
O consumo de combustível também entra como um desafio na hora de fazer a gestão de quanto cada veículo gasta, se é por conta do veículo em si ou pela condução do motorista, e assim por diante.
Importante para:
Enquanto não houver estrutura e recurso da frota para investir em uma renovação de frota mais sustentável, utilizando ou veículos a gás, ou elétricos, o diesel permanece como sendo o mais utilizado.
Por isso, entender o consumo de combustível é crucial para saber como e quando economizar.
Como encarar:
A medida primária é usar ferramentas de gestão de combustível, que registrem o valor abastecido, data de abastecimento, qual foi o posto e motorista responsável, etc.
Depois, conscientizar motoristas, para terem uma direção defensiva e econômica. Outras medidas são controlar os gastos ao criar parcerias com postos de abastecimento e testar o marketplace de diesel.
Treinamento de motoristas
Porque é um desafio:
Dependendo do tamanho da frota e das características de cada motorista, pode ser difícil reunir treinamentos para todos ou fazer os condutores entenderem a importância de serem instruídos.
Ademais, como saber que tipo de treinamento fazer e como medir os resultados?
Importante para:
Além de toda a responsabilidade com a redução de custos da frota, os motoristas são os principais responsáveis pela segurança na estrada.
Como encarar:
Tenha conversas sinceras com cada motorista e incentive o aprendizado e boas práticas na condução.
Igualmente, tenha uma pessoa responsável pela gestão de motoristas e que conheça por inteiro a lei do motorista. Dessa forma, você consegue usar o controle de jornada e ferramentas que indiquem os comportamentos de cada motorista em estrada para saber quem abordar e quais os treinamentos necessários.
Até mesmo o uso da telemetria, tecnologia para rastreamento e monitoramento de veículos, pode entregar dados sobre comportamentos de frenagem e aceleração em estrada.
Gestão de multas
Porque é um desafio:
São diversas multas que a frota pode levar, desde o excesso de velocidade até as condições de preservação do veículo. Controlar todas as multas que chegam e quem foi o responsável por cada uma é, certamente, um grande desafio.
Importante para:
Você precisa saber o quanto está gastando com multas e entender quais as ações necessárias para reduzir esse custo. Seja realizando um novo treinamento para os motoristas ou gerando programas de recompensa internos.
Como encarar:
Conhecer as multas que a frota pode levar, assim como os valores de cada uma, será um bom começo. Em seguida, treinar os motoristas transmitindo esse conhecimento e incentivando boas práticas na direção.
Para ter um controle sobre quais são as multas, valores e responsáveis, a tecnologia é uma aliada — como em todos os casos.
Planejamento de rotas
Porque é um desafio:
A roteirização de entregas leva vários fatores em consideração. Afinal, uma entrega rápida e sem complicações não se trata apenas de encontrar o menor percurso possível. Você precisa saber qual é o menor caminho pelo melhor preço, considerando ainda tráfego e tipo de estrada.
Ainda mais, precisa planejar quantas entregas serão feitas no percurso, quais produtos serão entregues, quais serão os horários, etc.
Importante para:
Mais do que economizar combustível, você quer evitar acidentes e aumentar a segurança do transporte ao mesmo tempo em que oferece uma entrega mais rápida.
Como encarar:
O único meio de planejar as rotas com eficiência é usando ferramentas inteligentes para roteirização. Prever e acompanhar todas as mudanças e obras em estradas é complicado, ainda mais em uma empresa que realiza diversas operações simultâneas.
Portanto, você pode confiar na tecnologia e na inteligência artificial para cuidar deste trabalho. Claro, sempre revisando e aprovando os planos antes de os caminhões saírem para viagem.
Controle de gastos
Porque é um desafio:
Saber tudo que entra e sai de caixa, entender o planejamento de gastos, orçar novos compras, prever orçamentos para o próximo ano, entre outros. Tudo isso entra num controle de gastos da transportadora.
Contudo, há outro desafio inserido aqui também: a redução de custos.
Encontrar lugares onde você pode gastar menos ou direcionar recursos para outro setor é extremamente difícil. Ainda mais quando falamos em pneus e combustível, os dois principais custos de uma operação de transportes.
Importante para:
Um bom controle de custos pode gerar até 25% de economia na sua gestão de frotas. Precisa dizer mais?
Como encarar:
Para ter o controle, você precisa ter o controle. Parece engraçado falar assim, mas é isso que a sua frota precisa: registrar todos os gastos!
Esta é a única maneira de entender quanto cada setor gasta, quais os maiores gastos da frota, se há gastos recorrentes em algum setor, e assim por diante.
Como todos os outros desafios, já há tecnologias e ferramentas voltadas para esse propósito que otimizam o seu tempo e aumentam a produtividade da sua gestão de frotas.
Acompanhar resultados da frota
Porque é um desafio:
Todo gestor deve saber quais os melhores indicadores de desempenho para acompanhar em sua frota, assim como deve conhecer como coletar os dados para poder analisá-los. Nem sempre esse é o caso.
Importante para:
Sem dúvidas, os dados são essenciais hoje. Eles dizem tudo que precisamos saber e indicam quais as ações mais apropriadas para otimizar nossa gestão.
Como encarar:
Adquirir ou criar um BI para a operação de transporte. Você pode utilizar diversos sistemas e reunir todos os dados coletados nestes em uma única business intelligence. Esse sistema operacional tem justamente essa função e é um auxílio e tanto para identificar falhas e vantagens na sua empresa.
Garantir produtividade das operações
Porque é um desafio:
É um desafio aumentar a produtividade das operações, pois muitos nem sabem por onde começar a medi-la. Pense agora e tente responder: o que é produtividade em uma operação de transportes?
Em parte, ela está atrelada à maior produção possível no menor tempo possível. Porém, existe um fator muito importante para garantir, de fato, a produtividade: a qualidade!
A sua frota não está efetivamente sendo produtiva, se realiza 50 inspeções veiculares em uma hora e tem veículos danificados todas as semanas. Vale mais ter menos inspeções neste período, mas que os veículos sejam olhados com cuidado.
Importante para:
Com isso em mente, a melhora nos tempos de manutenção e inspeção de pneus, assim como o de entregas, podem ser melhorados com a medição e otimização de produtividade.
Como encarar:
Use ferramentas para aumentar e indicar a produtividade da equipe. Por exemplo, o checklist eletrônico diminui o tempo de inspeção dos veículos pela metade e ainda gera relatórios mostrando o tempo de cada inspeção.
Fonte: Prolog